Das Ziel des Whistle-Blowing Verfahrens ist es, die Kriminalität durch Korruption, Betrug oder Industriespionage in einem Unternehmen herauszufinden.
Der Beschluss der EU-Datenschutzgruppe über das automatisierte Meldeverfahren Whistle Blowing enthält:
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Das Whistle-Blowing Verfahren sollte nur als letzte Kommunikation genutzt werden
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Der Grund des Verfahrens soll genau beschrieben werden, die Personen, die das Verfahren nutzen dürfen und es der Geschäftsführung melden können
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Die Meldungen sollten nicht anonym sein aber die Vertraulichkeit muss geschützt sein
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Weitere Informationen, die nicht wichtig sind für den Grund der Meldung, dürfen nicht gesichert werden.
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Speicherfristen sind einzuhalten
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Die personenbezogenen Daten müssen nach der Meldung gelöscht werden
Informieren Sie alle Mitarbeiter, wenn Sie ein solches Verfahren einführen wollen. Für eine gute Zusammenarbeit ist es notwendig, dass jeder ein Whistle-Blowing-Verfahren akzeptiert und gewissenhaft damit umgeht.
Erklären Sie warum es notwendig ist dieses Verfahren einzusetzen, was genau für Daten gesammelt werden, wie das Verfahren abläuft, Stellungnahme für einen Betroffenen und welche Folgen diese Meldung haben kann.
Bevor das Meldeverfahren installiert wird, ist eine Vorabkontrolle nötig. Hier wird geprüft, ob der Datenschutz den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ob jeder Mitarbeiter aufgeklärt wurde und die Daten über eine verschlüsselte Leitung übertragen werden.
Sollten Sie einen externen Dienstleister beauftragen, sind Sie trotzdem für den Schutz der Daten verantwortlich. Es ist zwingend erforderlich, einen Vertrag zur Datenverarbeitung zu vereinbaren.