Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) lässt keinen Zweifel daran, wie ernst die Branche das Thema Datenschutz nimmt. Eigens für diese Zwecke wurden verbindliche Standards formuliert. Welche Unternehmen sich dazu verpflichtet haben, die 18 Seiten umfassenden Verhaltensregeln einzuhalten, veröffentlicht der GDV auf seiner Internetseite. Bindend sind die Regeln nicht nur für die Gesellschaften an sich, sondern auch für Vermittler und Makler, die im Namen der Unternehmen tätig sind.
Per Definition der Datenschutz-Verhaltensregeln sind Vermittler „selbstständig handelnde natürliche Personen (Handelsvertreter) und Gesellschaften, welche als Versicherungsvertreter oder -makler im Sinne des § 59 Versicherungsvertragsgesetz (VVG) Versicherungsverträge vermitteln oder abschließen“. Sie müssen ebenso wie die Mitarbeiter der Assekuranz auf den Kodex und die Einhaltung der Regeln hingewiesen werden. Dahinter steht nicht nur der Wunsch, datenschutzrechtlich konform zu arbeiten, sondern auch das Ziel, es den Kunden so einfach wie möglich zu machen. Statt immer neue Einwilligungen unterschreiben zu müssen, sollen nur noch bei „besonders sensiblen Arten personenbezogener Daten“ wie den Gesundheitsdaten und für die Markt- und Meinungsforschung separate Einwilligungen eingeholt werden müssen.
Das setzt voraus, dass Vermittler ihre Kunden ausführlich darüber informieren, dass Daten erhoben werden, welchem Zweck diese Daten dienen und wie sie verarbeitet werden. Darüber hinaus besteht die Pflicht, den Versicherungskunden auf die Möglichkeit des Widerrufs und dessen Folgen aufmerksam zu machen. Dieses Gespräch muss dokumentiert werden.
Damit der Vermittler überhaupt aktiv werden kann, benötigt er die Daten seiner Kunden bzw. Ansprechpartner. Auch diesem Vorgang widmet sich das neue Regelwerk. Demnach ist es nur gestattet, personenbezogene Daten zu übermitteln, wenn sie der Vorbereitung oder Bearbeitung eines Antrags bzw. Vertrags dienen oder eine Versicherungsangelegenheit durchgeführt wird. Der Kunde wiederum muss von der Versicherung darüber informiert werden, dass seine Daten an den Vermittler respektive Vertreter weitergegeben wurden und er auch in dem Fall widersprechen darf. Liegt eine Maklervollmacht vor, gilt: Die Daten dürfen übermittelt werden.