Viele sprechen vom papierlosen Büro. Doch ganz ohne Drucker funktioniert es meist nicht. Verträge, wichtige E-Mails, Bestellungen, Bestätigungen, Lagerlisten oder Vereinbarungen, die als vertraulich eingestuft werden, landen im Ausgabeschacht der Laser- oder Multifunktionsgeräte. Schon hier lauert die erste Gefahr auf einen möglichen Datenschutzverstoss. Denn wer stellt sicher, dass die Papiere auch tatsächlich nur von der Person gelesen werden, an die das Dokument gerichtet ist? In (Plymouth) Großbritannien wurde deshalb bereits eine Strafe in Höhe von 70.000 Euro verhängt.
Das Problem: Auch wenn es sich nicht um „Top-Secret-Papiere“ handelt, sollten sie nicht jedem Mitarbeiter frei zugänglich sein. Das gestaltet sich relativ schwer, wenn der Drucker nicht am Arbeitsplatz, sondern zentral im Flur steht und von allen Abteilungen bzw. Angestellten genutzt wird. Diesbezüglich machen sich die meisten Unternehmen keine Gedanken, obwohl 63 Prozent der Firmen laut einer Studie des IT-Analysten Quocirca schon Datenmissbrauch bei ausgedruckten Dokumenten festgestellt haben. Befragt wurden 150 Unternehmen mit 1.000 und mehr Mitarbeitern aus der Bundesrepublik, Frankreich und Großbritannien.
Die Gründe dafür, dass es zu Verstößen kommt, basieren allesamt auf einer eher laschen Einstellung zum Datenschutz. Zum einen wird die Drucksicherheit schlichtweg für unwichtig gehalten. Das trifft auf 92 Prozent der befragten Unternehmen zu. 71 Prozent haben die Vorteile eines Sicherheitskonzepts noch nicht erkannt und 65 Prozent haben noch gar keine eigene Strategie für mehr Sicherheit. Dabei kann Missbrauch am Drucker teuer werden. Das Bundesdatenschutzgesetz sieht Bußgelder in Höhe von 50.000 bis 300.000 Euro vor. Darüber hinaus arbeitet auch die EU an einem Strafenkatalog, sollte die Druckumgebung in Unternehmen und Behörden nicht gesichert sein.
Firmen, die bislang noch mit einem Jedermann-Drucker in der Abstellkammer arbeiten, sollten jetzt aktiv werden. Denn es gibt durchaus Möglichkeiten für sichere Druckabläufe, bis hin zur Authentifizierung per Kennwort oder mit biometrischen Daten wie dem Fingerabdruck. Alternativ, allerdings nicht für jedes Unternehmen geeignet, ist das Dokumenten-Outsourcing an externe Dienstleister. Welche Optionen bestehen und sich im Einzelfall anbieten, sollte nicht nur mit IT-Experten, sondern auch mit einem Datenschutzbeauftragten geklärt werden.