Datenschutzkontrolle: Sind Sie darauf vorbereitet?

08.03.2016

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Sich zurückzulehnen und darauf zu bauen, dass Datenschutzbehörden ihrem Ruf als zahnloser Tiger gerecht werden, kommt über kurz oder lang einer Partie russischem Roulette gleich. Denn inzwischen wird sehr wohl geprüft, wie es um die Datensicherheit und den Datenschutz in Unternehmen bestellt ist. Das Bayrische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) hat gerade erst eine Prüfungsaktion gestartet.

BayLDA verschickt Fragebögen

56 Unternehmen erhielten im Rahmen der Aktion Post. Der Inhalt des Umschlags: ein simpler Fragebogen. Zwei Seiten DinA4, denen man tunlichst Aufmerksamkeit schenken sollte. Wer sich nur nebenbei damit befasst, bekommt unter Umständen Besuch. Denn nicht nur das Finanzamt schickt Beamte, auch die Datenschutzbehörden machen sich vor Ort ein Bild und prüfen, ob die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Auf der Internetseite des BayLDA wird die Prüfung offen kommuniziert. Auch der Fragebogen kann dort heruntergeladen werden. Interessant für alle, die sich auf eine mögliche Kontrolle vorbereiten wollen.

Zu den Details schreiben die Datenschützer: „Bereits in den Jahren 2013, 2014 und 2015 wurde per Fragebogen und anschließenden stichprobenmäßigen Vor-Ort-Kontrollen die Umsetzung von wichtigen datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen, wie Datenschutzbeauftragter, Verfahrensverzeichnis […] usw., in Unternehmen kontrolliert.“ In der Summe ergibt das bislang 350 Prüfungen.

Wer sich näher über aktuelle und künftige Maßnahmen informieren möchte, sollte regelmäßig auf der BayLDA-Seite vorbeischauen (Rubrik Datenschutzprüfungen). Das Landesamt bietet diesbezüglich volle Transparenz, was absolut lobenswert ist. Das Ziel der Aktion: „Die Anzahl der Beschwerden von Mitarbeitern und Kunden sowie die Zahl der Datenpannen zu verringern.“

Was möchten die Datenschützer wissen?

Firmen, die den Fragebogen erhalten haben, müssen zu acht Punkten Auskunft geben und entsprechende Belege zu den betrieblichen Regelungen beifügen:

• Datenschutzbeauftragter
• Verfahrensverzeichnis
• Verpflichtung auf das Datengeheimnis
• Auftragsdatenverarbeitung
• Videoüberwachung
• private Nutzung dienstlicher Kommunikationsmittel
• dienstliche Verwendung privater Kommunikationsmittel
• technische und organisatorische Maßnahmen

Wo es hapert, haben die vergangenen Jahre gezeigt. Die meisten Fehler stellte das Bayrische Landesamt für Datenschutzaufsicht im Zusammenhang mit dem Datenschutzbeauftragten fest. Auch bei der privaten Nutzung von Internet und E-Mail gibt es in vielen Unternehmen noch Nachholbedarf.

Nutzen Sie unsere Dienste

Wenn Sie bestens auf eine solche Prüfung vorbereitet sein wollen, überlassen Sie nichts dem Zufall. Als Ihr externer Datenschutzbeauftragter sorgen wir gemeinsam mit Ihnen dafür, dass Ihr Unternehmen jeder Datenschutzprüfung standhält. Informieren Sie sich noch heute kostenlos und unverbindlich über unsere Arbeit. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine Nachricht über unser Kontaktformular.