Die meisten Unternehmen haben unterschiedlichste Datenträger im Einsatz. Hierzu zählen keineswegs nur Festplatten und Laufwerke, die direkt in Computern verbaut sind. Ebenso mobile Datenträger, wie z.B. CDs oder USB-Sticks. Letztere dienen nicht nur dem mobilen Datenaustausch, sondern ebenso der Anfertigung von Backups.
Für Backups werden verschiedene Arten von Datenträgern herangezogen. Heute setzen Unternehmen überwiegend auf eigene Server, NAS-Lösungen und Cloud-Dienste. Doch auch die klassischen Methoden, wie das Sichern von Dateien auf Datenbändern und CDs, sind immer noch verbreitet. Allerdings befinden sich diese Datenträger auf dem Rückmarsch, insbesondere die CD. Inzwischen ist es eher so, dass sich Unternehmen mit der Entsorgung solcher Datenträger befassen müssen.
Wer sich mit der Entsorgung alter CDs auseinandersetzen muss, wird sich vor allem zwei Fragen stellen. Zum einen ist zu klären, auf welchem Weg die Datenträger der Abfallentsorgung zuzuführen sind, um z.B. einen Beitrag zum Recycling zu leisten. Zum anderen ist zu klären, wie eine sichere Entsorgung erfolgen kann, ohne dabei gegen Vorschriften aus dem Datenschutz zu verstoßen.
Datenschutz bei der Entsorgung von Datenträgern und Dokumenten
Das entscheidende Risiko beim Entsorgen von CDs und anderen Datenträgern besteht darin, die Kontrolle über die enthaltenen Daten zu verlieren. Sollten Daten mit Personenbezug auf einer CD gespeichert sein, darf diese nicht in die falschen Hände kommen. Die Betroffenen haben keine Einwilligung erteilt, sodass die ungewollte Weitergabe der Daten als Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen zu verstehen ist. Unternehmen, denen solch ein Fehler unterläuft, drohen wegen der Datenschutzverletzung womöglich ein Imageschaden sowie ein Bußgeld.
Leider kam es schon häufiger vor, dass Unternehmen ihre alten Datenträger einfach über den Restmüll entsorgt haben und so Dateien in Umlauf gekommen sind. Vor gut zwei Jahren unterlief einem großen Versicherer eine ähnliche Datenpanne. Anstatt Bewerbungsmappen (die zwangsläufig sensible Daten enthalten) zu schreddern, wurden diese über den Papiermüll entsorgt.
Vernichtung von CDs, externen Festplatten, USB-Sticks etc.
Bei der Entsorgung physischer Datenträger ist sicherzustellen, dass diese nicht mehr lesbar sind. Sollten CDs, Datenbänder, USB-Sticks, externe Festplatten etc. entsorgt werden, führt an einer Vernichtung der Daten kein Weg vorbei. Datenbänder, USB-Sticks und externe Festplatten können meist überschrieben werden, eine CD im Regelfall nicht. Doch selbst nach dem Überschreiben lassen sich einzelne Daten womöglich wiederherstellen. Deshalb ist es am sichersten, Datenträger vor ihrer endgültigen Entsorgung zu zerstören.
Hierfür sind spezielle Lösungen aus dem Bereich der Aktenvernichter erhältlich. Nicht nur Papierdokumente, sondern auch CDs lassen sich mit entsprechenden Geräten vernichten. Bei ihrer Vernichtung werden CDs so zerkleinert, dass es im Anschluss unmöglich ist, sie wieder zusammenzusetzen und Dateien auszulesen.
Alte CDs fachgerecht dem Abfallsystem zuführen
Was die Frage nach dem Weg der eigentlichen Abfallentsorgung betrifft, so kommt es auf den jeweiligen Landkreis an. Je nach Infrastruktur (z.B. Müllverbrennungsanlagen oder Recycling-Betriebe) wird anders verfahren. Es ist nicht vorgesehen, alte CDs über den Restmüll oder die gelbe Tonne zu entsorgen. Stattdessen können die alten Datenträger zur Entsorgung an Sammelstellen, wie Wertstoffzentrum oder Recyclinghof, abgegeben werden. Weil aber nicht auszuschließen ist, dass nach der Abholung vom Wertstoffzentrum oder Redyclinghof eine unmittelbare Zerstörung der alten CDs erfolgt, bleibt nur die Möglichkeit, sie erst zu schreddern und anschließend an der Sammelstelle abzugeben.
Externe Dienstleister können die Entsorgung übernehmen
Schlussendlich stellt sich die Frage, ob Unternehmen die Vernichtung sowie die anschließende Entsorgung alter Datenträger selbst übernehmen möchten. In kleineren Unternehmen kommt es vor, dass sich der Chef selbst an den Aktenvernichter stellt und alte CDs schreddert. Allerdings ist dies auch eine Frage des Umfangs: Je größer die Anzahl der zu vernichtenden Datenträger, desto eher sollte in Erwägung gezogen werden, die Datenträgervernichtung einem spezialisierten Dienstleister zu überlassen.
Es gibt Entsorgungsbetriebe, die sich auf die Datenträgervernichtung spezialisiert haben. Ob es um die Entsorgung alter CDs oder klassischer Dokumente in Papierform geht: Datenträger oder Dokumente werden abgeholt, vernichtet und dann fachgerecht entsorgt. Jede einzelne CD wird sicher zerstört und einst enthaltene Dateien sind nicht mehr lesbar. Außerdem werden die Überreste nach erfolgter Vernichtung der Datenträger nicht einfach über den Restmüll entsorgt, sondern zielsicher dem Recycling zugeführt.
Sofern ein Unternehmen diese Variante bevorzugt, ist im Vorfeld zu prüfen, welcher Entsorgungsbetrieb such empfiehlt. Als Spezialisten für den Datenschutz raten wir davon ab, die Entscheidung ausschließlich von den Kosten abhängig zu machen. Besser ist es, sich für einen qualifizierten Entsorgungsbetrieb zu entscheiden, der über eine Zertifizierung verfügt und diese regelmäßig überprüfen lässt.
Ihr Experte für den betrieblichen Datenschutz
Die datenschutzgerechte Entsorgung alter Datenträger und Dokumente ist einer von zahlreichen Aspekten, die im Rahmen eines ganzheitlichen Datenschutzkonzeptes zu berücksichtigen sind. Bei weiteren Fragen rund um den betrieblichen Datenschutz stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Unter anderem sind wir in Städten wie Berlin und Frankfurt am Main für Sie da. Sie erreichen uns unter 0800-5600831 (gebührenfrei) sowie über unser Kontaktformular.