Mit der Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB) treffen Unternehmen eine clevere Entscheidung. Allerdings ist das Thema Datenschutz damit nicht automatisch erledigt. Der externe DSB benötigt einen zuverlässigen Partner aus den Reihen des Mandanten, um seine Aufgaben erfüllen zu können. Diese Rolle übernimmt der Datenschutzkoordinator.
Notwendigkeit des Datenschutzkoordinators
Der externe Datenschutzbeauftragte ist Experte für den Datenschutz. Er verfügt über das Fachwissen, um eine Bestandsaufnahme zu machen und anschließend die notwendigen Maßnahmen zu erarbeiten.
Als externer Partner hat er jedoch keinen vollständigen Einblick in das Unternehmen. Somit ist nicht immer klar, wer Ansprechpartner in den einzelnen Fachabteilungen ist, um beispielsweise Informationen einzuholen.
Zur Erfüllung seiner Aufgaben als Datenschutzbeauftragter benötigt er Unterstützung von innen, die ihm der Datenschutzkoordinator zusichert. Dieser agiert als zentraler Ansprechpartner, um die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und DSB zu erleichtern.
Aufgaben im Detail
Der Datenschutzkoordinator übernimmt ein breites Spektrum an Aufgaben. Die Kernaufgaben haben wir nachfolgend erläutert.
Austausch von Information: Er holt Informationen aus den Fachabteilungen ein, um die Fragen des DSB angemessen zu beantworten. Zugleich trägt er Informationen vom DSB an die Fachabteilungen weiter.
Umsetzung: Für die Erreichung des angestrebten Datenschutzniveaus sind verschiedene Maßnahmen (z.B. die Einführung oder Anpassung von Prozessen) umzusetzen. Der Datenschutzbeauftragte kann diese zwar erarbeiten, doch die Umsetzung obliegt häufig den Fachabteilungen. Der Datenschutzkoordinator leistet hierbei Unterstützung.
Meldefunktion: Wer mit Change Management vertraut ist, weiß: Ständig ändern sich Dinge, indem weil beispielsweise neue Produkte auf den Markt gebracht oder Kooperationen eingegangen werden. Dies kann Handlungsbedarf im Hinblick auf den Datenschutz bedeuten, wie z.B. die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung. Allerdings bekommt der Datenschutzbeauftragte solche Änderungen nicht zwangsläufig von selbst mit. Aufgabe des Datenschutzkoodinators ist es, ihn hierüber zu informieren.
Keine Pflicht zur Benennung eines Koordinators im Datenschutz
Einen „Datenschutzkoordinator“ kennt die DSGVO nicht, weshalb Unternehmen nicht dazu verpflichtet sind, diese Aufgabe einem Mitarbeiter zu übertragen. Trotzdem ist dieser Schritt sinnvoll. Denn Art. 38 Abs. 2 der DSGVO schreibt vor, dass der Verantwortliche den DSB unterstützen muss. Hierfür ist ein Koordinator das richtige Instrument. Außerdem hat sich das Konzept in der Praxis bereits vielfach bewährt.
Wir unterstützen Sie beim Datenschutz
Ob in Hamburg, Kassel oder Stuttgart, als externer Datenschutzbeauftragter sind wir bundesweit tätig. Gerne stehen wir auch Ihnen zur Seite, indem wir eine Bestandsaufnahme machen und anschließend die geeignete Datenschutzmaßnahmen erarbeiten. Für weitere Auskünfte stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung, am besten nutzen Sie unsere kostenlose Erstberatung.
Fragen & Antworten zum Thema
Welche Anforderungen muss ein Datenschutzkoordinator erfüllen?
Ein Datenschutzkoordinator sollte mit dem organisatorischen Aufbau des Unternehmens sowie den internen Abläufen bestens vertraut sein. Darüber hinaus sind gute Kommunikationsfähigkeiten gefragt, um einen gehaltvollen und zugleich effizienten Informationsaustausch zwischen dem Unternehmen und dem externen Datenschutzbeauftragten zu gewährleisten.
Gibt es eine Weiterbildung zum Datenschutzkoordinator?
Eine spezielle Aus- oder Weiterbildung zum Datenschutzkoordinator ist keine zwingende Voraussetzung, um die Funktion zu übernehmen. Allerdings kann eine Weiterbildung von Nutzen sein, weil sie sicherstellt, dass ein Grundwissen rund um den Datenschutz vorhanden ist. Schulungen zum zertifizierten Datenschutzkoordinator werden von verschiedenen Einrichtungen angeboten, wie z.B. IHK oder TÜV.
Kann ein Datenschutzkoordinator den DSB ersetzen?
Nein, ein Datenschutzkoordinator ist kein Ersatz für den Datenschutzbeauftragten, weil die Qualifikation eine andere ist. Sollte aufgrund von Unternehmensgröße oder Tätigkeitsfeld die Pflicht zur Benennung eines DSB bestehen, lässt sich dies durch Benennung eines Datenschutzkoordinators nicht umgehen. In solch einem Fall muss ein DSB benannt werden. Der Datenschutzkoordinator kann diesen unterstützen, damit die gesetzten Ziele im Datenschutz sicher und effizient erreicht werden.