Mit einer Negativauskunft wird auf ein Auskunftsersuchen reagiert, um der anfragenden Person mitzuteilen, dass keine Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ist. Allerdings gehen mit diesem Dokument mehr Fallstricke und Besonderheiten einher, als den Verantwortlichen oft bewusst ist.
Sinn und Zweck der Negativauskunft
Das Auskunftsersuchen fällt in den Bereich der Betroffenenrechte. Das Recht steht Verbrauchern zu, um bei Unternehmen zu erfragen, ob und welche personenbezogenen Daten von ihnen verarbeitet werden.
Im Rahmen solch einer Überprüfung kann sich herausstellen, dass dies nicht der Fall ist bzw. keine Datenverarbeitung erfolgt. Als Folge wird der Antragsteller hierüber mit der Negativauskunft informiert. Diese Form der Reaktion ist üblicherweise notwendig, da abseits weniger Ausnahmefällen eine Informationspflicht besteht.
Verarbeitung personenbezogener Daten wegen des Aufkunftsersuchens
Die Bearbeitung der eigentlichen Anfrage kann zu einem Konflikt führen, denn mit dem Auskunftsersuchen gehen personenbezogene Daten des Betroffenen ein. Sie werden im Regelfall vom Unternehmen verarbeitet, z.B. weil der Eingang per E-Mail erfolgt oder das Antwortschreiben mit der Negativauskunft erstellt wird.
Als Folge kann es notwendig sein, dem Betroffenen nicht nur die Negativauskunft zu übermitteln, sondern ergänzend über die erfolgte Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu informieren.
Mehrere Juristen sowie das LDI NRW vertreten die Ansicht, dass die Wahrung der Betroffenenrechte nachweisbar sein muss. Somit ist es empfehlenswert, das Auskunftsersuchen und die darauffolgende Reaktion (Erstellung und Versand der Negativauskunft) zu dokumentieren. Die Dokumentation wird bis zur Verjährung gespeichert und nach Ablauf der Frist gelöscht.
Gemäß Art. 83 Abs. 4-6 DSGVO sowie § 31 OWiG beläuft sich die Frist auf drei Jahre. Sie beginnt mit Beendigung der Handlung, also dem Erteilen der Auskunft. Auf die Speicherung und die Speicherdauer sollte in der Negativauskunft hingewiesen werden.
Fazit zur Negativauskunft und den Betroffenenrechten
Aus Unternehmenssicht ist der Umgang mit Betroffenenrechten eine komplexe Angelegenheit. Zum einen weil es notwendig ist, diese Rechte zu wahren. Zum anderen weil kleine aber entscheidende Details zu berücksichtigen sind.
Unternehmen sollten für jedes einzelne Betroffenenrecht gewappnet sein und entsprechende Prozesse eingerichtet haben. Dann fällt es leichter, auf Anfragen und Aufforderungen angemessen zu reagieren. Sollten Sie Fragen zum DSGVO Auskunftsersuchen und anderen Betroffenenrechten haben, helfen wir gerne weiter. Unsere Datenschutzexperten können Sie in der Praxis unterstützen und beispielsweise praxisgerechte Lösungsansätze entwickeln. Nutzen Sie am besten unsere kostenlose Erstberatung.