Eine genaue Kalkulation spart Kosten

Die Fragen nach den Kosten, welche die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten zur Folge hat, lassen sich nicht in einem Satz oder gar mit einer konkreten Zahl beantworten. Welche Kosten entstehen, hängt ganz davon ab, auf welchen Umfang sich die zu erbringenden Leistungen belaufen. Außerdem spielt es eine Rolle, ob ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter bestellt wird.

Oft wird vermutet, ein interner Datenschutzbeauftragter wäre günstiger, weil sämtliche Aufgaben des Datenschutzbeauftragten von einem bestehenden Mitarbeiter übernommen werden können. Allerdings geht diese Rechnung nur selten auf, was mit den folgenden Sachverhalten zu tun hat.

  • Die Ausbildung ist entsprechend aufwendig und daher auch kostspielig. Oft genügt es nicht Kurse zu belegen, die sich ausschließlich um den Datenschutz drehen. Ebenso bedarf es eines Verständnisses über die technischen Hintergründe, weshalb oft ergänzende Kurse zu besuchen sind.
  • Der interne Datenschutzbeauftragte kann seiner Haupttätigkeit nicht im vollen Umfang nachgehen. Die wirtschaftliche Ertragsleistung des Mitarbeiters wird zwangsläufig zurückgehen.
  • In Anbetracht seiner gestiegenen Qualifikationen ist es meist nur eine Frage der Zeit bis der Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung fordert.

Beispiel: Kosten eines internen Datenschutzbeauftragten

Position des Mitarbeiters DSB in Vollzeit DSB in Teilzeit
Zeitaufwand 100 Prozent 20 Prozent
Jahresgehalt 35.000 35.000
davon Gehalt als DSB 35.000 7.000
Aus- und Weiterbildung 3.000 3.000
Reisekosten und Spesen 1.000 1.000
Sonstige Kosten 1.500 1.500
Gesamtkosten pro Jahr: 40.000 12.500

Die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten sind vertraglich geregelt. Leistungen werden auf Basis der vereinbarten Konditionen abgerechnet. Insgesamt lassen sich die Kosten in zwei Bereiche untergliedern.

  • Zunächst fallen Kosten für die Analyse der Ausgangssituation sowie der anschließenden Schaffung des erforderlichen Datenschutzniveaus an. Hier kann der Leistungsbedarf je nach Unternehmen sehr verschieden bemessen sein. Die Abrechnung erfolgt überwiegend
    auf Stundenbasis.
  • Ist das Datenschutzniveau erreicht, übt der externe Datenschutzbeauftragte fortan seine Kontrollfunktion aus und steht zudem als Ansprechpartner zur Verfügung. Außerdem wird die Haftungsübernahme gewährleistet und je nach Anbieter ein Gütesiegel verfügbar
    gemacht. Die Abrechnung erfolgt monatsbezogen auf Basis der erbrachten Einzelleistungen.

Bei der Wahl eines Anbieters, der den externen Datenschutzbeauftragten bestellt, sollte keinesfalls nur auf die Kosten geachtet werden. Es empfiehlt sich, die folgenden Punkte ebenfalls zu berücksichtigen:

  • Qualität und Umfang der Aus- und Weiterbildung
  • Einbindung und Unterstützung von Mitarbeitern
  • Art und Umfang des Versicherungsschutzes
  • Integration in Datenschutz-Netzwerke
  • Klima der Geschäftsbeziehung

Fazit

Die Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten ist kostspieliger, als in den meisten Fällen zunächst vermutet wird. Insbesondere die Ausbildung des Mitarbeiters sowie die Einschränkungen bei dessen Haupttätigkeit sind als Kostenfaktoren nicht außer Acht zu lassen. Gerade aus finanzieller Sicht sind viele Unternehmen gut damit beraten, lieber einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Zumal dieser erfahrungsgemäß schnellere Ergebnisse liefert und außerdem bei Unzufriedenheit leichter austauschbar ist.

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Tobias Knetsch

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– Tobias Knetsch, Vertriebsleiter Mein-Datenschutzbeauftragter.de