Kosten genau kalkulieren und den richtigen DSB bestellen

Fragen nach den Kosten, welche die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB) zur Folge hat, sind nicht in einem Satz oder gar mit einer konkreten Zahl zu beantworten. Welche Kosten entstehen, hängt vom Umfang der notwendigen Leistungen ab. Außerdem spielt es eine Rolle, ob ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter bestellt wird.

Häufig wird vermutet, ein interner Datenschutzbeauftragter wäre günstiger, weil ein bestehender Mitarbeiter sämtliche Aufgaben des Datenschutzbeauftragten übernimmt. Jedoch geht diese Rechnung nur selten auf, was folgende Gründe hat.

  • Die Ausbildung des internen DSB ist aufwendig und daher auch kostspielig. Kurse, die sich ausschließlich mit dem betrieblichen Datenschutz befassen, genügen nicht. Ebenso bedarf es des Verständnisses über technische Hintergründe, weshalb oft ergänzende Kurse zu belegen sind.
  • Der interne Datenschutzbeauftragte kann seiner Haupttätigkeit nicht im vollen Umfang nachgehen. Die wirtschaftliche Ertragsleistung des Mitarbeiters geht zwangsläufig zurück.
  • In Anbetracht seiner gestiegenen Qualifikationen ist es erfahrungsgemäß nur eine Frage der Zeit, bis der Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung fordert.

Beispiel: Kosten eines internen Datenschutzbeauftragten

Position des Mitarbeiters DSB in Vollzeit DSB in Teilzeit
Zeitaufwand 100 Prozent 20 Prozent
Jahresgehalt 35.000 35.000
davon Gehalt als DSB 35.000 7.000
20% Arbeitgeberkosten 7.000 1.400
Aus- und Weiterbildung 3.000 3.000
Reisekosten und Spesen 1.000 1.000
Sonstige Kosten 1.500 1.500
Gesamtkosten pro Jahr: 47.000 13.900

Die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten sind vertraglich geregelt. Leistungen werden auf Basis der vereinbarten Konditionen abgerechnet. Insgesamt lassen sich die Kosten in zwei Bereiche untergliedern.

  • Zunächst fallen Kosten für die Analyse der Ausgangssituation sowie der anschließenden Schaffung des erforderlichen Datenschutzniveaus an. Hier kann der Leistungsbedarf je nach Unternehmen sehr verschieden bemessen sein. Die Abrechnung erfolgt überwiegend
    auf Stundenbasis.
  • Ist das Datenschutzniveau erreicht, übt der externe Datenschutzbeauftragte fortan seine Kontrollfunktion aus und steht zudem als Ansprechpartner zur Verfügung. Außerdem wird die Haftungsübernahme gewährleistet und je nach Anbieter ein Gütesiegel verfügbar
    gemacht. Die Abrechnung erfolgt monatsbezogen auf Basis der erbrachten Einzelleistungen.

Bei der Wahl eines Anbieters, der den externen Datenschutzbeauftragten bestellt, sollte keinesfalls nur auf die Kosten geachtet werden. Es empfiehlt sich, die folgenden Punkte ebenfalls zu berücksichtigen:

  • Qualität und Umfang der Aus- und Weiterbildung
  • Einbindung und Unterstützung von Mitarbeitern
  • Art und Umfang des Versicherungsschutzes
  • Integration in Datenschutz-Netzwerke
  • Klima der Geschäftsbeziehung

Hinweise zur Entscheidungsfindung

Die Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten ist kostspieliger, als in den meisten Fällen zunächst vermutet. Insbesondere die Ausbildung des Mitarbeiters sowie die Einschränkungen bei dessen Haupttätigkeit sind als Kostenfaktoren nicht außer Acht zu lassen.

Aus finanzieller Sicht sind viele Unternehmen besser damit beraten, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Zumal dieser erfahrungsgemäß schnellere Ergebnisse liefert und außerdem bei Unzufriedenheit leichter austauschbar ist.

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Tobias Knetsch

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– Tobias Knetsch, Vertriebsleiter Mein-Datenschutzbeauftragter.de