Das Internet ist ein wahrer Quell an Hilfsmitteln. Kleine Tools, die das Leben und die Arbeit erleichtern, finden immer größeren Anklang. Leider auch bei Mitarbeitern, die eigentlich nur die hauseigenen Programme nutzen sollten. Im Rahmen einer Marktuntersuchung von Stratecast gaben immerhin 80 Prozent der Befragten an, mit Lösungen zu arbeiten, die nicht von der IT genehmigt wurden. Man spricht dann von einer Schatten-IT. Sie mag die Effizienz des Einzelnen erhöhen, gefährdet mitunter aber den Datenschutz des gesamten Unternehmens.
Beleuchtet wurden im Rahmen der Studie vor allem Software-as-a-Service-Anwendungen, kurz SaaS. In den USA wächst dieser Markt jährlich um 16 Prozent und wird 2017 einen Marktwert von über 23 Milliarden US-Dollar haben. Dabei spielt die Cloud eine herausragende Rolle, weil sie einen relativ leichten Zugang zu den Anwendungen bietet. Die Risiken kennt Lynda Stadtmueller von Stratecast: „Ohne entsprechende Sachkenntnis wählen technisch nicht versierte Mitarbeiter möglicherweise SaaS-Anbieter oder Konfigurationen, die nicht die Unternehmensstandards für Datenschutz und Verschlüsselung erfüllen.“
Die Programme werden in der Regel nicht in böser Absicht, sondern mit positiven Vorzeichen genutzt. Es geht einerseits um die Produktivität, andererseits aber auch um den Konkurrenzdruck der Mitarbeiter untereinander. Lösungen, um der Schatten-IT ein wenig mehr Licht einzuhauchen, gibt es mehrere. Pat Calhoun, General Manager von Network Security bei McAfee, rät Unternehmen zu einem zweistufigen Plan. Sie müssen sich besser schützen und gleichzeitig dafür sorgen, dass Mitarbeiter auf Anwendungen zugreifen können, die dem Leistungsniveau nützen. Idealerweise würden dazu Lösungen implementiert, die sämtliche SaaS-Anwendungen überwachen, Daten verschlüsseln, Schadsoftware abhalten und den Datenverlust verhindern. Flexibilität und Kontrolle sollten dabei Hand in Hand gehen.
Gedanken machen muss sich diesbezüglich neben der Unternehmensführung auch die IT. Denn zu restriktive Richtlinien helfen nicht wirklich. Im Gegenteil: 18 Prozent der Studienteilnehmer erklärten, dass es angesichts der IT-Vorgaben schwer sei, den Job ordentlich zu erledigen. Auf der anderen Seite sehen 39 Prozent in den SaaS-Applikationen eine Erleichterung. 24 Prozent gehen noch einen Schritt weiter. Sie sagen, die nicht genehmigte Software biete einen größeren Nutzen als die von der IT zugelassenen Lösungen.