Ein ganzheitliches Datenschutzkonzept nach BDSG und EU DSGVO sieht die Durchführung von Mitarbeiterschulungen vor. Die Ziele solcher Schulungen im Datenschutz können vielfältig sein. Häufigstes Schulungsziel ist die Mitarbeitersensibilisierung: Schulungsteilnehmer werden mit der Bedeutung des betrieblichen Datenschutzes sowie bestehenden Datenschutzrisiken vertraut gemacht. Das vermittelte Fachwissen – z.B. durch den Datenschutzbeauftragten – soll gewährleisten, dass Mitarbeiter die für sie relevanten Datenschutzvorschriften verstehen und einhalten.

Die praktische Umsetzung einer Datenschutz Schulung kann in der Praxis auf verschiedenem Wege erfolgen. Die ideale Vorgehensweise hängt vor allem davon ab, in welchen Bereichen es Mitarbeiter zu schulen gilt und welche Kenntnisse schon bestehen. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Fragen rund um Datenschutz Schulungen und Seminare beantwortet.

Warum sind Schulungen im Datenschutz unverzichtbar?

Nie zuvor war es für Unternehmen so wichtig, sich mit den für sie geltenden Datenschutzbestimmungen auseinanderzusetzen und Maßnahmen zur Einhaltung zu ergreifen. Bei Verstößen gegen die Datenschutzvorschriften nach BDSG oder EU DSGVO drohen ernsthafte Konsequenzen, beispielsweise in Form eines erheblichen Imageschadens. Außerdem besteht das Risiko, dass die zuständige Aufsichtsbehörde einschreitet und den Datenschutzverstoß mit einem satten Bußgeld ahndet.

Aufgrund dieser Risiken führt an einem maßgeschneiderten Datenschutzkonzept kein Weg vorbei. Dessen Umsetzung gelingt nur, wenn Mitarbeiter mit dem Konzept vertraut sind bewusst datenschutzkonform handeln. Hieraus ergibt sich die erforderliche Bedingung, für Mitarbeiter Schulungen im betrieblichen Datenschutz abzuhalten.

Die Durchführung von Datenschutz Schulungen nach dem BDSG trägt in mehrfacher Hinsicht zu zur Sicherheit im Betrieb bei. Da wäre zunächst die Möglichkeit, einzelne Mitarbeiter zielgerichtet zu schulen und Grundlagen zu vermitteln, die für sie im Berufsalltag zum Schutz personenbezogener Daten von Bedeutung sind. Des Weiteren ist es in der Umsetzung möglich, Dialoge zu führen und somit einen intensiven Wissensaustausch zu betreiben. Sollten Mitarbeiter während der Schulung etwas nicht verstanden haben, lässt sich dies unmittelbar klären. Angesichts dieser Chance sollte die Wissensvermittlung an Teilnehmer niemals nur auf der Ausgabe von Lehrdokumenten basieren, sondern bevorzugt in Vortragsform abgehalten werden.

Welche Schulungsinhalte sind im Seminar von Relevanz?

Welche Inhalte von Bedeutung sind, hängt von den Mitarbeitern ab, die es zu schulen gilt. Letztlich muss gewährleistet sein, dass die Schulungsteilnehmer über die Datenschutzbestimmungen an ihren jeweiligen Arbeitsplätzen im Bilde sind und bei Vorkommnissen auf die richtige Weise reagieren. Ziel ist die Einhaltung des Datenschutzes am Arbeitsplatz einschließlich aller relevanter Bereiche.

In Hinblick auf diese Zielsetzung gilt es im Allgemeinen als empfehlenswert, in der Schulung zunächst die Datenschutzgrundlagen zu vermitteln. Die Mitarbeiter sollen verstehen, welche Risiken existieren und weshalb es den betrieblichen Datenschutz gibt. Basierend auf diesem Grundlagenwissen werden in der Weiterbildung ergänzende Inhalte vermittelt, die auf die jeweiligen Arbeitsbereiche zugeschnitten sind. Die Folge ist eine erhöhte Datensicherheit und somit auch Schutz vor der Aufsichtsbehörde und Bußgeldern.

Das Spektrum relevanter Schulungsthemen reicht über die Grundlagen weit hinaus und berührt die unterschiedlichsten Bereiche. In der Praxis wird zumeist ein Bezug zu einzelnen Unternehmensabteilungen hergestellt. Es folgt eine Übersicht der wesentlichen Themenbereiche.

IT-Abteilung

Hier besteht meist der größte Schulungsbedarf, weil Mitarbeiter in der IT erfahrungsgemäß über einen sehr umfassenden Zugriff auf Daten verfügen. Außerdem können Sie Zugriffsrechte vergeben und so darüber entscheiden, welche anderen Mitarbeiter ebenfalls auf sensible Daten zugreifen können. Ebenso ist die IT-Abteilung dafür verantwortlich, eine angemessene Daten- und IT-Sicherheit zu gewährleisten.

Revision

Zu den Aufgaben in der Revision zählen u.a. Mitarbeiterkontrollen. Allerdings haben die zuständigen Personen nicht eingeschränkt freie Hand. Auch sie müssen mit den Grundlagen vertraut sein und haben sich an die Vorschriften des Datenschutzes zu halten.

Personalwesen

Die Fachkräfte der Personalabteilung haben oft mit Mitarbeiterdaten zu tun. Es muss sichergestellt sein, dass hierbei der Arbeitnehmerdatenschutz aufrechterhalten wird. Dasselbe gilt auch für den Umgang mit Bewerberdaten.

Marketing

Mitarbeiter aus dem Marketingumfeld müssen wissen, in welchem Umfang sie dazu berechtigt sind, mit sensiblen Daten zu arbeiten. Je nach Werbekampagne können erhebliche Einschränkungen bestehen, z.B. beim Datenschutz für den Newsletter-Versand. Newsletter dürfen nur an Personen verschickt werden, die zuvor ihre Zustimmung erteilt haben.

Vertrieb

Der moderne Vertrieb ist sehr datengetrieben, d.h. oftmals werden zahlreiche Kundendaten und sowie Daten von potentiellen Kunden erhoben und in CRM Systeme eingepflegt. Allerdings gelten auch hier strikte Grenzen zur Gewährleistung der Datensicherheit, die unbedingt einzuhalten sind. Dasselbe trifft für die Akquise zu, die per Telefon erfolgt.

Fuhrparkmanagement

Eine Aufgabe im Fuhrparkmanagement besteht darin, Führerscheine zu überprüfen. Es muss gewährleistet sein, dass sich alle Fahrer im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis befinden. Weil hierbei personenbezogene Daten erhoben werden, sollten die zuständigen Mitarbeiter zuvor eine Datenschutz Schulung besucht haben.

In welcher Form werden Firmenschulungen durchgeführt?

Entscheidend ist, dass Seminare oder Workshops mit Schulungscharakter exakt auf die Bedürfnisse der Teilnehmer zurechtgeschnitten sind. Deshalb werden sie gewöhnlich als Inhouseschulungen realisiert. Je nach Themenfeld nehmen nicht alle Mitarbeiter, sondern einzelne Teilnehmergruppen an den Schulungen teil. So ist es möglich, die Schulungsinhalte exakt auf die jeweiligen Tätigkeits- und Verantwortungsbereiche im Unternehmen zurechtzuschneiden. Deshalb sind Teamschulungen am meisten verbreitet. In Ausnahmefällen können auch Einzelschulungen erforderlich sein.

Für den Referenten ist es wichtig, die Schulungsinhalte so aufzubereiten, dass sie für alle Teilnehmer nachvollziehbar sind. Die Durchführung erfolgt üblicherweise als Präsentation. Je nach Themengebiet kann es jedoch sinnvoll sein, die Teilnehmer von Teamschulungen aktiv einzubinden (Workshop), um einen noch stärkeren Praxisbezug (gerade beim Thema Datensicherheit) herzustellen. Ergänzend werden Schulungsunterlagen vom Referenten ausgehändigt, in denen Mitarbeiter die wichtigsten Schulungsinhalte jederzeit nachlesen können.

Wie oft sollten Schulungen zum Datenschutzwissen stattfinden?

Die Frage zur Häufigkeit der Weiterbildung lässt sich nicht pauschal beantworten. Letztlich kommt es darauf an, welches Erfordernis besteht. Im Idealfall gibt es weder Veränderungen bei der personellen Besetzung noch bei den relevanten Datenschutzbestimmungen. In solchen Fällen genügt es, Nachschulungen in größeren Zeitabständen durchzuführen und die Kenntnisse der Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Andernfalls ist früheres Handeln erforderlich, um Mitarbeiter auf den neuesten Stand der Dinge zu bringen oder um neue Mitarbeiter in die für sie relevanten Datenschutzthemen nach BDSG oder EU DSGVO per Schulung einzuweisen.

Was kann ein externer Datenschutzbeauftragter tun?

Der Datenschutzbeauftragte muss die Datenschutz Schulungen nicht zwangsläufig selbst durchführen. Allerdings hat er dafür zu sorgen, dass sich alle betroffenen Mitarbeiter der Organisation im Bilde befinden. Zuvor ist es jedoch erforderlich, den konkreten Bedarf im Unternehmen zu ermitteln. Folglich ist zu prüfen, in welchen einzelnen Bereichen es erforderlich ist, Mitarbeiter zu schulen und welche Personen betroffen sind. Diesbezüglich ist Praxiserfahrung ungemein hilfreich, weshalb es viele Unternehmen vorziehen, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Er entwickelt nicht nur das passende Datenschutzkonzept, sondern kümmert sich auch um die Mitarbeiterschulungen im Unternehmen.

Sie möchten mehr über ein Datenschutz Beratungskonzept erfahren oder haben bereits konkrete Schulungsthemen für eine Weiterbildung gefunden? Dann nehmen Sie bitte Kontakt auf, wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Als externer Datenschutzbeauftragter führen wir regelmäßig Schulungen und Seminare im Datenschutz durch. Mit hohem Praxisbezug kümmern wir uns u.a. um die betriebliche Mitarbeitersensibilisierung für mehr Datensicherheit. Gerne schulen wir auch die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.