Störungen oder Krisen können die Geschäftstätigkeit von Unternehmen einschränken oder sogar vollständig zum Erliegen bringen. Business Continuity Management (BCM) soll sicherstellen, dass ein Unternehmen für den Ernstfall vorbereitet ist und der Geschäftsbetrieb weiterhin stattfindet.
Es geht um die Zukunft des Unternehmens
Sollte der Ernstfall eintreten, kann die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel stehen. Denn während Kosten weiterhin entstehen, bleiben die Einnahmen aus – im schlimmsten Szenario droht die Insolvenz. In Anbetracht derart hoher Risiken ist es empfehlenswert, dass Unternehmen konkrete Strategien zur Bewältigung von Krisen entwickeln und implementieren.
Allerdings ist die Umsetzung keine leichte Aufgabe. In diesem Beitrag zeigen wir nicht nur die Vorteile eines BCM auf. Wir befassen uns ebenso mit den Stolpersteinen und halten Best Practices bereit, um Unternehmen bei Entwicklung und Umsetzung effektiver BCM-Strategien zu unterstützen.
Was ist Business Continuity Management?
Das Business Continuity Management hat die Aufgabe, Organisationen auf mögliche Störungen oder Krisen vorzubereiten. Es soll sicherzustellen, dass sie auch in schwierigen Zeiten ihre geschäftskritischen Prozesse aufrechterhalten können. Die Zielsetzung von BCM umfasst verschiedene Aspekte:
- Kontinuität sicherstellen
Die Hauptzielsetzung von BCM besteht darin, die Kontinuität des Geschäftsbetriebs sicherzustellen, selbst wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten, die normalerweise den Betrieb beeinträchtigen würden. Das bedeutet, dass Organisationen in der Lage sein sollten, ihre wichtigsten Aktivitäten fortzusetzen oder so schnell wie möglich wiederaufzunehmen. - Risikominimierung
BCM zielt darauf ab, Risiken zu identifizieren und zu minimieren, die die Geschäftskontinuität gefährden könnten. Dazu gehören nicht nur externe Risiken wie Naturkatastrophen oder politische Unruhen. Der Scope umfasst auch interne Risiken wie technische Ausfälle oder menschliches Versagen. - Schadensbegrenzung
Im Falle einer Störung oder Krise strebt BCM nach einer Schadensbegrenzung. Das bedeutet, dass Organisationen Pläne und Maßnahmen entwickeln sollten, um die Auswirkungen von Störungen auf ihre Geschäftsprozesse und ihre Reputation zu minimieren. - Wiederherstellungsfähigkeit verbessern
BCM beinhaltet die Entwicklung von Strategien und Plänen zur Wiederherstellung von Geschäftsprozessen nach einer Störung. Dies kann den Einsatz von Backup-Systemen, alternativen Standorten oder anderen Mitteln zur schnellen Wiederherstellung umfassen. - Compliance
Bestimmte Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, BCM-Standards einzuhalten, insbesondere in regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen oder Gesundheitswesen. - Reputationsmanagement
Darüber hinaus kann ein effektives BCM dazu beitragen, das Vertrauen von Kunden, Partnern und anderen Interessengruppen in die Organisation zu stärken und die Reputation zu schützen.
Notwendigkeit kontinuierlicher BCM-Überprüfungen
Das Umfeld, in dem Unternehmen agieren, unterliegt einem stetigen Wandel, sei es durch technologische Innovationen, geopolitische Ereignisse oder andere externe Einflüsse. Diese Veränderungen bringen zwangsläufig neue Risiken mit sich, die sowohl kurz- als auch langfristige Auswirkungen auf Unternehmen haben können.
Um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen, müssen Unternehmen ihre BCM-Maßnahmen regelmäßig überprüfen und anpassen. Ein bewährter Ansatz ist der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Er ermöglicht es Unternehmen, ihre BCM-Maßnahmen systematisch zu planen, umzusetzen, zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
Sind Unternehmen verpflichtet, ein BCM implementiert zu haben?
Für Unternehmen besteht keine unmittelbare gesetzliche Verpflichtung, ein BCM einzuführen. Jedoch setzen bestimmte Zertifizierungen in den Bereichen
- Cybersicherheit (z.B. NIS2)
- Informationssicherheit (z.B. ISO 27001)
- Qualitätsmanagement (z.B. ISO 9001)
ein BCM voraus. Damit können Unternehmen, die regulatorische Anforderungen einhalten müssen (weil sie bestimmten Sektoren wie z.B. den kritischen Infrastrukturen zugerechnet werden), einer indirekten Verpflichtung unterliegen.
Stolpersteine und Herausforderungen in der Praxis
Die Einführung von Business Continuity Management birgt ein breites Spektrum an Stolpersteinen.
- Mangelnde Priorisierung und Ressourcenallokation
Häufig werden andere Ziele oder Investitionen als wichtiger erachtet. Insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten können Budgetbeschränkungen und Kostenreduktionsmaßnahmen dazu führen, dass BCM von Entscheidern als optionaler Luxus betrachtet wird, anstatt als Bestandteil ihres Risikomanagement-Portfolios. - Komplexität der Implementierung
Die Komplexität ergibt sich aus verschiedenen Faktoren, darunter die Vielfalt der Geschäftsprozesse, die Identifizierung und Bewertung von Risiken, die Auswahl geeigneter Maßnahmen und die Integration von BCM in bestehende Unternehmensstrukturen. Oftmals fehlt es an internem Know-how, um effektive BCM-Strategien zu entwickeln und umzusetzen. - Kulturelle und organisatorische Widerstände
Es droht Widerstand gegen die angestrebten Veränderungen, insbesondere wenn BCM als Bedrohung für etablierte Arbeitsabläufe wahrgenommen wird. Der Umgang mit kulturellen und organisatorischen Barrieren erfordert Kommunikation, Überzeugungsarbeit und Unterstützung durch die verantwortlichen Führungskräfte.
Best Practices für die erfolgreiche Umsetzung von BCM
Im Folgenden werden wichtige Aspekte erläutert, die zu einer erfolgreichen Einführung eines BCM im Unternehmen beitragen und langfristige Sicherheit gewährleisten.
- Einbindung des Top-Managements
Führungskräfte sind die treibende Kraft für BCM, da sie die Richtung und Prioritäten festlegen, Ressourcen bereitstellen und das Engagement der gesamten Organisation für die Geschäftskontinuität fördern müssen. - Risikobewertung und -management
Die Identifizierung und Bewertung von Risiken sind zentrale Aspekte des BCM. Methoden wie Risikoanalysen, Szenario-Planungen und Business Impact Analysen helfen dabei, potenzielle Bedrohungen zu erkennen, ihre Auswirkungen zu bewerten und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen. - Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung
BCM ist ein dynamischer Prozess, der sich kontinuierlich verändernden Umständen und Bedrohungen anpassen muss. Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung von BCM-Plänen und -Maßnahmen gewährleistet, dass sie effektiv bleiben und die Organisation bestmöglich auf aktuelle und zukünftige Herausforderungen vorbereitet ist.
Fazit
Die gestärkte Resilienz durch BCM sichert den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ab. Angesichts der zunehmenden Komplexität und Vielfalt von Risiken ist es für Entscheider unerlässlich, sich mit BCM und seiner Implementierung auseinanderzusetzen.
Eine proaktive Herangehensweise an BCM kann nicht nur die Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens stärken, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit und langfristige Überlebensfähigkeit sichern. Jetzt ist die Zeit, sich zu engagieren und BCM als strategischen Bestandteil der Unternehmensführung zu betrachten.