Social Media Plattformen wie Facebook, Twitter oder Youtube werden täglich von Millionen Nutzern aus aller Welt aufgesucht. Bedeutung und Einfluss dieser Plattformen sind mittlerweile so groß, dass sich Unternehmen mit ihnen auseinandersetzen müssen. In Sachen Marketing und Service können die Social Kanäle eine immens wichtige Rolle spielen.

Allerdings bringt die Nutzung diverse Herausforderungen mit sich, unter anderem sollte ein angemessener Social Media Datenschutz gewährleistet sein. Die meisten Unternehmen stellen ihn mithilfe interner Social Media Guidelines sicher. Die wichtigsten Fragen zu diesem Thema haben wir nachfolgend beantwortet.

Was muss der Arbeitgeber beachten?

Zunächst sollten sich Unternehmen die Frage stellen, ob sie die Social Media Nutzung erlauben oder stattdessen verbieten möchten. Hintergedanke ist keineswegs nur der Datenschutz, sondern auch betriebswirtschaftliches Denken. Inzwischen gibt es viele Organisationen, die Social Media Websites innerhalb ihrer Netzwerke blockieren, weil die private Nutzung der Mitarbeiter während der Arbeitszeit schlichtweg zu groß wurde.

Die Durchsetzung eines generellen Social Media Verbots gestaltet sich relativ leicht. Allerdings dauert es meist nicht lange, bis es Ausnahmeregelungen zu schaffen gilt, insbesondere für Mitarbeiter, die beruflich mit den sozialen Medien zu tun haben. In der Praxis geschieht dies häufig auf Basis arbeitsrechtlicher Vereinbarungen, d.h. Mitarbeitern einzelner Abteilungen wird die Nutzung von Facebook und Co. gestattet, solange sie rein geschäftlich erfolgt. Das Unternehmen sichert sich am besten ein Weisungsrecht, damit die Social Media Nutzung ganz in seinem Sinne erfolgt. Sollte es zu Verstößen durch einzelne Mitarbeiter kommen, können diese geahndet werden.

Ein ebenfalls entscheidendes Thema ist der Umgang mit personenbezogenen Daten. Zahlreiche Fans auf Facebook geben ihre Klarnamen an, wodurch Unternehmen leicht herausfinden können, mit wem genau sie es zu tun haben. Doch nur weil der Name eines Nutzers sichtbar ist, bedeutet dies nicht automatisch, entsprechende Daten aus der Plattform heraus exportieren zu dürfen. Dieser Punkt ist insbesondere für das Recruiting von großer Bedeutung. Je nach Social Plattform besteht unter Umständen gar keine Berechtigung, Bewerberdaten zu erfassen und zu verarbeiten.

Was muss der Arbeitnehmer beachten?

Das Kernthema aus Sicht des Arbeitnehmers sind die Äußerungen, die er in den sozialen Kanälen von sich gibt. Schließlich stehen hinter den Social Media Profilen eines Unternehmens am Ende auch nur Menschen. Entscheidend ist eine Kommunikation, die ganz nach den Vorstellungen des Arbeitgebers (z.B. auf Basis eines Marketingkonzepts) erfolgt. Ebenso ist sicherzustellen, dass weder Betriebsgeheimnisse noch andere Daten, die ausschließlich intern behandelt werden, nach außen gelangen.

Äußerungen eines Mitarbeiters können keineswegs nur bei Nutzung von Unternehmensprofilen ein Streitthema sein. Machmal kommt es vor, dass unzufriedene Mitarbeiter ihren Unmut über den Arbeitgeber in den sozialen Medien kundtun. Je nach Form und Ausmaß kann der Arbeitgeber hiergegen vorgehen und den verantwortlichen Mitarbeiter zur Rechenschaft ziehen. Dasselbe gilt ebenso für die Veröffentlichung von Interna, die nicht zur Veröffentlichung bestimmt sind.

Social Media Guidelines – was soll drin stehen?

Einleitend wurde bereits auf Social Media Guidelines verwiesen. Sie verkörpern ein Rahmenwerk, welches den Mitarbeitern vorgibt, wie die Nutzung von Social Media zu erfolgen hat. Dabei ist das Rahmenwerk so abgesteckt, dass im Normalfall alle bislang angesprochenen sowie ggf. weitere Punkte berücksichtigt sind.

Wie die Ausgestaltung im Detail erfolgt, hängt wiederum davon ab, welche Strategie das Unternehmen verfolgt und auf welche Punkte der größte Wert gelegt sind. Es besteht Gestaltungsfreiheit, solange keine Rechte (z.B. Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter) auf unzulässige Weise beschnitten werden. Somit kann jedes Unternehmen seines Social Media Guidelines unterschiedlich ausgestalten. Im Allgemeinen empfiehlt es sich, die nachfolgenden Punkte aufzugreifen.

  • Gültigkeitsbereich: Es sollte eindeutig abgesteckt sein, für wen die Regeln gelten und welche Social Media Plattformen eingeschlossen sind.
  • Kommunikation: Hier wird festgelegt, in welcher Form (am besten im Bezug auf Inhalte und Umgangston) die Kommunikation erfolgt.
  • Einhaltung rechtlicher Vorschriften: Mit nur einem einzelnen Social Media Posting können zahlreiche Rechtsprobleme einhergehen, wie beispielsweise die unerlaubte Verwendung fremden Bildmaterials. Daher sollte detailliert aufgeführt sein, welche einzelnen Risiken existieren und wie sie zu vermeiden sind.
  • Aspekte der Sicherheit: Ebenfalls sollte geregelt sein, wie mit Betriebsgeheimnissen, Passwörtern etc. zu verfahren ist, damit die Datensicherheit des Unternehmens nicht unnötig gefährdet wird.

Weitere Social Media Problemstellungen

In Abhängigkeit davon, wie Social Plattformen eingesetzt werden, können weitere Problemstellungen auftreten. Ein mittlerweile großes Streitthema ist der Umgang mit Kontaktdaten, die Mitarbeiter mit ihren privaten Social Media Profilen (z.B. bei Xing) sammeln. Einige Unternehmen möchten sicherstellen, dass Mitarbeiter bei einem Weggang dazu verpflichtet sind, ihre gesammelten Geschäftskontakte preiszugeben.

Sollten auf der eigenen Website sogenannte Social Plugins zum Einsatz kommen, sind ergänzende Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Hierfür ist es üblich, den Datenschutzhinweis auf der Website um entsprechende Passagen zu ergänzen.

Was kann ein externer Datenschutzbeauftragter tun?

Es dürfte deutlich geworden sein, dass der Social Media Datenschutz ein sehr umfassendes Themengebiet verkörpert und eine professionelle Umsetzung deshalb weit reichendes Knowhow sowie Erfahrung erfordert. Ein externer Datenschutzbeauftrager hat schon mehrere Datenschutzkonzepte im Social Media Umfeld realisiert und verkörpert somit die ideale Wahl. Unternehmen, die bereits einen internen Datenschutzbeauftragten bestellt haben und Unterstützung benötigen, können auch gerne unsere Datenschutzberatung in Anspruch nehmen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.