Eine Bewerbung dient üblicherweise nur einem einzigen Zweck: Sich um eine freie, ausgeschriebene Stelle zu bemühen. Legt man nun das Prinzip der Zweckbindung zugrunde, dürfen die Unterlagen der Kandidatinnen und Kandidaten aus datenschutzrechtlicher Sicht auch nur für dieses eine Bewerbungsverfahren genutzt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in dem Fall drei bis sechs Monate. Was aber, wenn die Daten für eine spätere Kontaktaufnahme, aus statistischen Gründen oder möglicherweise auch für eine schnellere Absage bei künftigen Bewerbungen gespeichert werden?
Diese Szenarien sind in größere Betrieben durchaus an der Tagesordnung. Die Personalabteilung legt zum Beispiel eine Bewerber-Datenbank an. Daraus geht unter anderem hervor, warum jemand eine Stelle nicht erhalten hat. Oder aber die Bewerbungsunterlagen liegen auf Abruf bereit, weil die Person aufgrund ihrer Fähigkeiten vielleicht später für eine andere Position infrage kommen könnte. Das absolute Gegenteil davon sind Bewerber, die aus dem Raster fallen, weil sie sich im Vorstellungsgespräch als absolut ungeeignet erwiesen haben. In dem Fall werden die Daten aufbewahrt, um bei einer erneuten Bewerbung direkt absagen zu können.
Unabhängig davon, ob die Bewerber einen guten oder einen schlechten Eindruck hinterlassen haben. Sie müssen darin einwilligen, wenn die Daten für andere Zwecke als die eigentliche Ausschreibung verwendet werden. Bei Bewerbern, denen man später Chancen einräumt, ist es durchaus der Fall, dass eine Einwilligung eingeholt wird. Geht es allerdings um eine Art „schwarze Liste“ von Kandidaten, die nicht mehr erwünscht sind, dürfte es schwer werden, grünes Licht für die Speicherung der Daten zu erhalten. Dann müssen die Daten nach einer gewissen Zeit gelöscht werden. Das gilt auch für alle Notizen, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gemacht werden.