Nur ein ganzheitliches Datenschutzkonzept, das alle datenschutzrelevanten Bereiche im Unternehmen berücksichtigt, verspricht höchste Sicherheit. Ein wesentlicher Punkt in jedem Konzept sind die Mitarbeiter, insbesondere solche mit Zugriff auf personenbezogene Daten.
Notwendigkeit von Schulungen im Datenschutz
Unternehmen können den Risikofaktor „Mitarbeiter“ nur bedingt kontrollieren. Deshalb versprechen Datenschutzmaßnahmen, wie Zugangskontrollen und Passwortrichtlinien, keine hundertprozentige Sicherheit. Entscheidend ist, dass Mitarbeiter mit den Daten verantwortungsbewusst umgehen. Allerdings ist dies keine Selbstverständlichkeit. Kein Arbeitgeber kann erwarten, dass ein Mitarbeiter von sich aus weiß, welche genauen Grenzen der Datenschutz beim Umgang mit personenbezogenen Daten vorgibt. Ohne vorherige Datenschutzunterweisung besteht ein erhöhtes Risiko für durch Mitarbeiter (unbewusst) begangene Datenschutzverstöße.
Die Datenschutzunterweisung ist ein wichtiges Instrument, um das notwendige Wissen rund um den betrieblichen Datenschutz zu vermitteln. Es erübrigt sich die Frage, ob eine Pflicht zur Durchführung von Datenschutzunterweisungen besteht. Nur wenn die Mitarbeiter angemessen unterwiesen wurden, kann ein sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten gewährleistet sein. Folglich führt kein Weg daran vorbei, Datenschutzschulungen im Datenschutzkonzept des Unternehmens zu verankern.
Im Übrigen besteht die Notwendigkeit von Unterweisungen im Datenschutz noch aus ganz anderem Grund. Im Ernstfall (z.B. bei einer Datenpanne) sollte jedes Unternehmen nachweisen können, ein angemessenes Datenschutzniveau hergestellt zu haben. Dementsprechend ist zu dokumentieren, an welchen Zeitpunkten geschult wurde, welche Themen im Fokus standen und welche Mitarbeiter an der Schulung teilgenommen haben.
Datenschutzunterweisungen müssen auf die Mitarbeiter zugeschnitten sein
Die datenschutzrechtlichen Herausforderungen, die sich einzelnen Mitarbeitern im Berufsalltag stellen, können je nach Aufgabe und Position variieren. Fast alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, sind Spezialisten. Sie arbeiten beispielsweise im Kundenservice, in der Personalabteilung oder im Vertrieb. Dort haben sie es u.a. mit Mitarbeiterdaten oder Kundendaten zu tun. Umso sinnvoller ist es, keine allgemeine Datenschutzunterweisung abzuhalten, sondern die Inhalte einer Datenschutz Schulung exakt auf die jeweiligen Tätigkeitsfelder / Unternehmensbereiche zuzuschneiden.
Aufbau und Inhalte einer Datenschutzunterweisung
Unabhängig vom Beruf bzw. ihrer Tätigkeit im Unternehmen sollten alle betroffenen Mitarbeiter über ein Basiswissen im Datenschutz verfügen. Sprich, sich damit auskennen, was Daten mit Personenbezug sind, was unter sensiblen bzw. besonderen Arten von Daten zu verstehen ist, weshalb Menschen ein Recht auf Privatsphäre haben und welche Risiken bei Datenschutzverstößen bestehen.
Das grundlegende Datenschutzwissen lässt sich im Rahmen allgemeiner Schulungen vermitteln. In ergänzenden Datenschutzunterweisungen geht es dann in die Tiefe. Teilnehmer lernen, worauf in ihren Jobs jeweils zu achten ist.
Das Wissen wird oft im klassischen Frontalunterricht vermittelt, z.B. im Rahmen von Präsentationen. Hinzu kommt die Aushändigung von Unterlagen, in denen Teilnehmer alle für sie relevanten Inhalte aus dem Datenschutz nachlesen können.
Zugleich setzen mehr Unternehmen auf ergänzendes oder sogar ausschließlich E-Learning. Hier finden Sie Datenschutz Online-Kurse in unserer Akademie. Des Weiteren befinden sich Selbst-Checks im Kommen. Teilnehmer der Datenschutzunterweisungen können so überprüfen, wie es um ihren Wissensstand bestellt ist.
Häufigkeit und Wiederholung von Unterweisungen im Datenschutz
Wie oft Datenschutzschulungen erforderlich sind, hängt von personellen Veränderungen im Unternehmen ab. Neue Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, müssen ebenfalls geschult sein. Damit die wichtigsten Inhalte den Mitarbeitern in Erinnerung bleiben, empfehlen sich spätere Wiederholungen.
Ein weiteres Erfordernis besteht darin, Mitarbeiter über relevante Neuerungen im Datenschutz zu informieren. Angenommen es kommt zu datenschutzrechtlichen Änderungen oder es wird eine neue Software eingeführt, die andere Prozesse im Datenschutz erfordert, so bedarf es einer ergänzenden Datenschutzunterweisung.
Anlässe für Folgeschulungen müssen Unternehmen selbst erkennen. Üblicherweise übernimmt der Datenschutzbeauftragte diese Aufgabe. Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet Sicherheit. Wir informieren unsere Mandanten rechtzeitig, sollten sich datenschutzrechtliche Änderung anbahnen. So bleibt genügend Zeit, um Inhalte für eine fundierte Datenschutzunterweisung aufzubereiten. Auf Kundenwunsch führen wir Schulungen durch. Für weitere Informationen stehen wir telefonisch unter 0800 – 5600831 (gebührenfrei) sowie über unser Kontaktformular zur Verfügung.