Ein sicherer Umgang mit Office Software, wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, wird in zahlreichen Berufen vorausgesetzt. Deshalb werden Schüler fleißig darin unterrichtet – an zunehmend mehr Schulen auf Basis von Office 365. Aber der hessische Datenschutzbeauftragte Michael Ronellenfitsch erachtet den Einsatz besagter Cloud-Lösung an Schulen als unzulässig, weil sie bestehenden Datenschutzanforderungen nicht gerecht wird.
Office 365 für Schulen nicht mehr datenschutzkonform
Hessens oberster Datenschützer hat damit eine Kehrtwende eingeläutet. Im Sommer 2017 erfüllte seiner Ansicht nach Microsoft Office 365 noch die Anforderungen, die für den rechtssicheren Einsatz an Schulen gelten. Damals war es möglich, den Service auf Basis einer „Deutschland-Cloud“ zu nutzen. Das Angebot hatte Microsoft in Kooperation mit der Deutschen Telekom betrieben, jedoch wurde es zwischenzeitlich eingestellt.
Betrachtet man die Cloud-Lösung heute, ist die Situation eine andere. Obwohl sich die Server in Europa befinden, besteht die Möglichkeit eines Zugriffs auf die gespeicherten Daten durch US-Behörden. Laut Herrn Ronellenfitsch haben öffentliche Institutionen und damit auch Schulen „eine besondere Verantwortung hinsichtlich der Zulässigkeit und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten.“ Somit sei derzeit ein rechtssicherer Einsatz von Office 365 an Schulen in Deutschland nicht möglich.
Einverständniserklärung der Eltern genügt nicht
Es gibt Schulen, die eine schnelle und unkomplizierte Lösung des Problems anstreben, indem Sie schriftliche Einverständniserklärungen der Eltern einholen. Herr Ronellenfitsch vertritt jedoch die Ansicht, dass solch eine Vorgehensweise nicht genügt, „weil die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitungsprozesse nicht gewährleistet sind.“ Selbst wenn eine Einverständniserklärung der Eltern vorläge, würde diese die besonderen Schutzrechte von Kindern gemäß DSGVO nicht ausreichend berücksichtigen.
Damit Schulen weiterhin den Umgang mit Office Software unterrichten können, rät Hessens oberster Datenschützer zum Einsatz angepasster Software. Solch eine Lösung kann z.B. darin bestehen, mit lokal installierter Software zu arbeiten oder auch auf Office-Angebote zu setzen, die von anderen Anbietern stammen und datenschutzkonform einsetzbar sind.
Zugleich verweist er auf Microsoft. Der Konzern müsse handeln, indem er sein Angebot anpasst und selbst sicherstellt, dass in der Cloud befindliche Daten hinreichend geschützt sind.
Was ist mit Unternehmen?
Personenbezogene Daten von Kindern nehmen beim Datenschutz eine besondere Rolle ein. Dennoch sollten Unternehmen nicht davon ausgehen, nicht betroffen zu sein. Schlussendlich kommt es stets auf den jeweiligen Einzelfall an, d.h. ob und welche Kategorien personenbezogener Daten in die Cloud geladen werden. In Abhängigkeit von den Daten sowie der eingesetzten Software könnten womöglich Datenschutzverstöße begangen werden.
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