Mandanten verraten Anwälten mitunter Geheimnisse, die nicht einmal die engsten Vertrauten oder die Familie kennen. Hier greift die anwaltliche Schweigepflicht. Sobald die Informationen aber hinterlegt, gespeichert und damit verarbeitet werden, kommt auch der Datenschutz ins Spiel. Nicht nur, weil die Daten sensibler Natur sind, sondern vor allem, weil es sich um personenbezogene Informationen handelt. Für Kanzleien ist es daher unerlässlich, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
Wie sich Anwälte und Notare beim Datenschutz richtig verhalten, worauf sie achten müssen und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um den gesetzlichen Richtlinien zu genügen, hat der Deutsche Anwaltverein zusammengefasst. Das Ergebnis ist eine dreiseitige Checkliste – „Datenschutz-Checkliste für die Anwaltskanzlei“ –, die Punkt für Punkt Rechte und Pflichten erklärt, inklusive der gesetzlichen Grundlagen. Anwaltskanzleien sind gut beraten, sich daran zu halte und gegebenenfalls einen externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen, der bei der Umsetzung hilft.
Denn es reicht nicht, ein für alle Daten gleiches Schema zu erstellen. Unterschieden wird nach Daten von Mitarbeitern und Lieferanten sowie mandatsbezogenen, Akquise- und Networking-Daten. Für jede dieser Kategorien gelten eigene gesetzliche Bestimmungen. Wichtig ist in erster Linie, die Angestellten für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren, Datenschutzregeln aufzustellen und ein Datensicherungskonzept zu erarbeiten. Darüber hinaus gilt es, bedarfsgerecht IT-Lösungen einzusetzen und regelmäßig zu prüfen, bei externen IT-Lösungen die Zulässigkeit und die Rahmenbedingungen zu kontrollieren, sich um die sachgerechte Archivierung zu kümmern sowie Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitsvereinbarungen zu formulieren. Fragen dazu beantwortet unter anderem ein externer Datenschutzbeauftragter.