Externer Datenschutzbeauftragter

Viele Unternehmen greifen auf die externe Datenschutzberatung zurück.

• keine kosten- und zeitintensive Einarbeitung und Weiterbildung des eigenen Personals
• stets aktuelles Expertenwissen durch kontinuierliche Weiterbildungen - auch zu Spezialthemen, wie beispielsweise der ePrivacy-Verordnung
• Einsatz ist durch ein definiertes Zeitbudget klar zu kalkulieren
• höhere Akzeptanz für evtl. nötige Anpassungen bei Mitarbeitern, wenn die Vorschläge von einem externen Berater kommen
• schnelle Umsetzung mit geringerem Aufwand für erforderliche Maßnahmen - durch Praxiserfahrung und Expertenwissen des externen Datenschutzbeauftragten

Hier finden Sie einen Vergleich zwischen dem internen und externen Datenschutzbeauftragten.

Nach § 38 BDSG besteht die Verpflichtung, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Die Verarbeitung ist dann automatisiert, wenn sie unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen wie zum Beispiel einem Computer / Tablet im Unternehmen erfolgt. Darüber hinaus besteht die Pflicht zur Benennung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten, wenn Verarbeitungen vorgenommen werden, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen, oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet werden. Auch gilt im Datenschutz die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten, wenn die Kerntätigkeit des Unternehmens in einer umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten oder von personenbezogenen Daten über Verurteilungen und Straftaten besteht. Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Sie im Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen, fragen Sie uns gern.

Gemäß § 38 BDSG n.F. muss Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn Sie personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten und folgende Kriterien erfüllen.

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter muss schriftlich bestellt werden, wenn Sie mindestens 20 Personen im Betrieb ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen oder personenbezogene Daten auf andere Weise erheben, verarbeiten oder nutzen. Zur Anzahl der Personen zählen auch Mitarbeiter in der IT, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leihpersonal.

Unabhängig von der Anzahl der Personen müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn Sie automatisierte Verarbeitungen vornehmen, die besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen.

Das gilt vor allem dann, wenn Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig – zum Zweck der Übermittlung (auch anonymisiert) oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung – automatisiert verarbeiten oder nutzen.

Weitere Informationen zu dem Thema erhalten Sie unter – Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?

Die Aufgaben und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten in einem Betrieb sind in der DSGVO klar definiert. Er sorgt für die Einhaltung der Vorschriften, im Umgang mit personenbezogenen Daten im Betrieb.

• Prozesse der Datenverarbeitung transparent gestalten
• Analyse von Arbeitsabläufen und technischen Geräten
• Hinwirken auf und Prüfen der Einhaltung von Richtlinien, inkl. Dokumentation des Zustandes
• Beratung der Verantwortlichen bei der Überprüfung neu geplanter Arbeitsabläufe
• Organisation von Schulungen, um Mitarbeiter mit den Vorschriften der DSGVO, des BDSG-neu und anderen Vorschriften des Datenschutzes vertraut zu machen
• Prüfen der Verpflichtung auf die Vertraulichkeit von Mitarbeitern, die personenbezogene Daten verarbeiten
• Arbeit nach dem Prinzip der Datenvermeidung und Datensparsamkeit
• Repräsentieren des Unternehmens in Fragen zum Datenschutz

Hier erfahren Sie mehr über die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten.

Wenn Ihr Unternehmen die genannten Kriterien erfüllt, können Sie nicht auf einen Datenschutzbeauftragten verzichten. Kommen Sie der Bestellpflicht und den Anforderungen, die die Datenschutzgesetze an den Umgang mit personenbezogenen Daten stellt, nicht nach, kann dies zu erheblichen Sanktionen und Bußgeldern führen.

Doch ein Versäumnis oder Ignorieren in der Angelegenheit Datenschutz hat nicht nur finanzielle Folgen für Sie. Heutzutage kann dies – vor allem durch blitzschnelle Verbreitung von Meldungen – noch weitaus größere Kreise ziehen:

• Sie erhalten negative Berichterstattung und verlieren Kundenvertrauen
• Sie müssen sich mit der Aufsichtsbehörde auseinandersetzen
• Sie werden zur Zahlung von Bußgeldern – gegen Geschäftsleitung und Unternehmen – aufgefordert
• Sie gefährden die Aufrechterhaltung von ISO-Zertifizierungen

Lassen Sie es nicht so weit kommen – lassen Sie sich von uns beraten. Gern entwerfen wir eine auf Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Lösung. Zusätzliche Informationen rund um den Datenschutz können Sie unserer Sitemap entnehmen.